Misschien ken je het begrip ‘purchase to pay’ wel. Met purchase to pay (P2P) wordt het hele proces van bestelaanvraag, inkoop tot en met het betalen van de factuur bedoeld. Je kan je voorstellen, of wellicht spreken uit ervaring, dat dit veel administratie met zich meebrengt. P2P is daarom in het leven geroepen, en doet het grootste gedeelte voor jou. Ben je benieuwd of dit automatiseren ook wat voor jou is? Lees dan snel verder om meer te weten te komen over alle voordelen.
De twee processen van P2P
Het proces van purchase to pay bestaat in hoofdlijnen uit twee processen. Het eerste is het dagelijks, operationeel proces van inkoop, goederenontvangst en factuurverwerking. Het tweede is een strategisch proces van sourcing en contractmanagent en spendanalyse. Deze processen bestaan vaak uit allerlei deelprocessen. Hierbij is de informatie ongestructureerd. Dit geldt vaak helemaal voor indirect spend. Hierbij is het onduidelijk hoeveel cash er aan de voorkant een onderneming heen gaat.
Voordelen van P2P
Door deze processen te transformeren naar een geautomatiseerd purchase to pay systeem wordt er vele meer zicht verkregen hierop. Een voordeel van P2P is dus dat het voor overzicht zorgt. Je krijgt namelijk een helder inzicht in de contracten, meer controle over het gehele bestelproces, maar ook meer inzicht in diepgaande rapportages. Daarnaast zijn er zeker nog meer belangrijke voordelen van purchase to pay, welke je hieronder opgesomd terugvindt.
- Het werkkapitaal kan worden geoptimaliseerd;
- Het leveranciersbestand kan worden gerationaliseerd;
- Bedrijfsprocessen met betrekking tot bestellen en betalen kunnen continu worden verbeterd;
- Er kan tegemoet worden gekomen aan compliance-eisen.
Kostenbesparing
Het laatste belangrijke voordeel van purchase to pay is de kostenbesparing. Dankzij het geautomatiseerde systeem kan een flinke besparing relatief snel worden gerealiseerd. Dit gebeurt wanneer inkoopfacturen automatisch worden verwerkt. Hiermee worden de kosten van factuurverwerking verlaagd. In dezelfde tijd kunnen meer facturen verwerkt worden, of de vrijgemaakte tijd kan besteed worden aan andere belangrijke zaken. Een groot voordeel dus.
Purchase tot pay automatisering met Basware
Om deze voordelen te kunnen benutten, moet informatie met betrekking tot bijvoorbeeld inkooporders, contracten en factuurverwerking in gestandaardiseerde databestanden beschikbaar zijn. Zonder data kan er namelijk niet geautomatiseerd worden.
Een belangrijke leverancier van de software voor P2P is Basware. Door Basware implementatie kan een bedrijf het purchase to pay proces volledig digitaliseren, standaardiseren en automatiseren. Basware kan per definitie prima communiceren met andere systemen waar binnen een organisatie mee gewerkt wordt.
Wil je jouw purchase to pay proces ook laten automatiseren? Kijk dan eens bij Icreative: specialist in purchase to pay oplossingen.
